System Jira jako rozwiązanie problemów przedsiębiorstwa

Każde przedsiębiorstwo boryka się z pewnymi problemami dnia codziennego. A to zawieruszy się gdzieś jakieś „pismo z urzędu”, a to wykonanie zadania trwa dłużej niż przewidywaliśmy lub pracownicy nie są do końca poinformowani o zmianach regulaminowych w firmie. Przyjrzyjmy się niektórym problemom przedsiębiorstwa i sposobom, jak je rozwiązać.

Grunt to oprogramowanie

Rozwiązania będziemy szukać w programach przygotowanych przez firmę LSI Software S.A. Integracja systemu Jira, który jest przez nich oferowany, z systemami wewnętrznymi naszego przedsiębiorstwa może przynieść wymierne korzyści i pomoc w różnych aspektach naszej działalności. Wymienione poniżej opcje to tylko niektóre z możliwości systemu.

Problem pierwszy – zarządzanie zadaniami

Harmonogram zadań firmy jest kluczową sprawą dotyczącą jej działalności. Nierzadko zdarza się, że pracownicy nie wyrabiają się z wykonaniem jakieś pracy, niekoniecznie ze swojej winy. W analizowaniu projektów przydatna jest integracja systemu Jira z systemem przedsiębiorstwa. Dzięki niej możemy dodawać katalogi zadań, określać kto ma do nich dostęp oraz ile zasobów potrzebujemy do ich realizacji. Możemy również ustawiać specjalne powiadomienia, które przypomną nam o zbliżającym się terminie realizacji jakiegoś zadania. Uproszcza się także analizowanie tzw. „wąskich gardeł”, czyli miejsc, gdzie opóźnia się nasza praca. Wszystkie te opcje współdziałają z zewnętrznymi systemami.

Problem drugi – zarządzanie zasobami

W przedsiębiorstwa częstym problemem może stać się zarządzanie zasobami firmy (materialnymi i ludzkimi). Program Jira pozwala na przydzielenie zasobów do określonych działań oraz sprawdzanie na bieżąco, jaki jest ich stan fizyczny oraz prawny (na przykład ubezpieczenie). Wystarczy określić tylko odpowiedni parametr. W momencie przekraczania go otrzymujemy powiadomienie. Możemy łatwiej zareagować na ewentualne „braki w sprzęcie”.

Jeśli chodzi o pracowników, to jest całkiem podobnie. Jira oferuje usługę zarządzania danymi kadrowymi pracowników i przedsiębiorstwa. Pozwala w łatwy sposób wyświetlać kartotekę pracowników i nią rozporządzać. Znacznie ułatwia ustalanie czasów pracy i urlopów.

Problem trzeci – obieg dokumentów

Integracja systemu Jira z naszym przedsiębiorstwem może wspomóc nas w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją. Zmorą każdej firmy są stosy dokumentów, które niestety trzeba masowo gromadzić. Wynika to ze specyfiki polskiego prawa. Dzięki informatycznym rozwiązaniom oferowanym nam przez LSI Software, możemy przygotowywać, przesyłać i ewidencjonować wszystkie rodzaje dokumentów, począwszy od wniosków urlopowych, aż po umowy, faktury VAT czy kwestionariusze osobowe. Znalezienie interesujących nas danych staje się dużo łatwiejsze dzięki elektronicznemu wyszukiwaniu. System Jira wspomaga również pracę przy dokumentach w formie fizycznej. Program może połączyć się z naszym archiwum poprzez sygnowanie dokumentów unikalnymi kodami kreskowymi.

Inne rozwiązania

Jira oferuje także platformę do komunikacji. Mozemy w niej dodawać wszelkie newsy i artykuły oraz przesyłać je wewnątrz firmy. Przekazanie instrukcji stanowiskowych do poszczególnych działów, czy tworzenie bazy dokumentów są równie łatwe. Dzięki niej wyszukamy także pliki w załącznikach. Wystarczy zaznaczyć odpowiedni format pliku, a system sam znajdzie dla nas interesujące nas frazy. Pozwala to zaoszczędzić czas na żmudnym przeszukiwaniu skrzynki mailowej lub dysku twardego. Rozwiązanie od Jira może być także wprowadzane w różnych systemach hotelowych jako pomoc w zarządzaniu.

Wszystkie systemy są ze sobą połączone, a korzystanie z każdego z nich odbywa się tak, jakby użytkownik działał „z automatu”. System Jira to idealne rozwiązanie dla firm.